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¿Cómo hacer facturas si eres autónomo y no desesperarte en el intento?

Cuando empiezas a trabajar con clientes llega uno de los momentos más esperados…

El de cobrar por tus servicios o productos.

No nos engañemos. También es muy satisfactorio que te guste lo que haces y que tus clientes estén contentos, pero el momento de decir “ya me han pagado por mi primer trabajo” es lo más.

Pero claro, para ello es necesario emitir facturas, que no es tan divertido. No queda otra.

Por eso, en este artículo te explicamos cómo hacer facturas si eres autónomo, por qué es importante y qué debes incluir sí o sí, para que no se te escape nada. 😜

Además, al final te dejamos un ejemplo de una factura ficticia para que no se te olvide nada de lo que hay que incluir

¿Te da mucha pereza todo el tema de hacer facturas? Pues no te preocupes, que en este artículo te lo damos todo “masticado”.

¿Qué es una factura y por qué es importante?

Aunque ya lo sabrás, la factura es un documento que sirve de prueba de una transacción o una compraventa de bienes o servicios.

Es decir, es lo que demuestra que tú has vendido un producto o servicio a un particular o empresa.

Si eres autónomo por ley tienes la obligación de emitir, enviar y conservar las facturas relativas a todas las operaciones o trabajos que realices.

Esto implica que además de crear la factura, tienes la obligación de guardar una copia, porque en algunos casos Hacienda te la puede pedir.

¿Y durante cuánto tiempo debes conservarlas? En teoría, durante 5 años para el IRPF y 4 años para el IVA. Y es que Hacienda contabiliza estos impuestos teniendo en cuenta las facturas donde aparecen.

Elementos de la factura: ¿qué debe incluir?

Además de tener la obligación de emitir facturas y conservarlas, tienes que incluir sí o sí una serie de elementos o datos. Vamos a verlos.

Número de la factura y fecha de emisión

Es obligatorio incluir en las facturas tanto la fecha en la que las emites como una numeración. Es decir, debe existir un orden cronológico y secuencial.

Para que lo entiendas con un ejemplo. Imagínate que el 22 de abril de 2022 emites una factura y el 29 de abril otra. Supongamos que son tus dos primeras facturas. En este caso, lo que tendría sentido es que la del 22 fuera la factura nº1 y la del 29 sea la nº2, y no al revés.

Sí, parece algo de lógica, pero cuando ya llevas un tiempo emitiendo facturas o cuando ya tienes cierto volumen de facturación puedes liarte con la numeración, y es muy importante no cometer errores porque si no los rectificas a tiempo Hacienda puede llegar a sancionar por ello.

Se puede emitir una factura rectificativa, como veremos después, pero mejor hacerlo bien de primeras, ¿no?

Para evitar errores, presta mucha atención cada vez que emitas facturas y ordénalas teniendo en cuenta la numeración y fecha en la carpeta donde las guardes. Por ejemplo, “Factura 1_22_04_22_Cliente X”, “Factura 2_22_05_22”…y así sucesivamente.

Fecha de vencimiento

Este dato sirve para conocer la fecha límite de pago (el plazo máximo que tiene para pagarte tu cliente).

Te recomendamos que la fecha de vencimiento sea como mucho un mes después de la fecha de emisión, ya que tanto si has recibido el ingreso como si no, tendrás que pagar el IVA en tu declaración trimestral.

Por ejemplo, si la has emitido el 22 de abril y quieres que la fecha de vencimiento sea dentro de un mes correspondería al 22 de mayo.

Datos del emisor y del receptor

También tienen que aparecer los datos que identifiquen a la persona que emite la factura (es decir, tú) y la que la recibe (la empresa o particular al que le has vendido unos bienes o servicios).

Esos datos son el nombre, apellidos, dirección o domicilio fiscal y NIF o CIF.

Concepto

En el concepto describes los servicios o productos que has vendido.

En una misma factura puedes incluir varios conceptos si es necesario, porque si por cada concepto tuvieras que emitir una factura distinta sería una locura.

Por ejemplo, imagínate que te dedicas a la redacción SEO y tienes un cliente al que le has ofrecido varios servicios: creación de la estrategia editorial, redacción de los artículos del blog y optimización SEO del blog.

Pues en la factura podrías indicar estos 3 conceptos, indicando el valor de cada uno y después reflejando el precio total, que es la suma de los 3.

Cuenta bancaria

Por otro lado, debe figurar sí o sí la cuenta bancaria en donde quieres que se realice el ingreso. También debes indicar el titular de la cuenta (tú o tu empresa).

Precio de productos o servicios + impuestos

En la factura deben aparecer la base imponible y los impuestos que se apliquen.

La base imponible es el precio que habéis acordado para cada producto, servicio o concepto sin contar los impuestos.

Además de esto, tendrás que indicar también los impuestos que se aplican (IVA e IRPF) y sumarlos o restarlos a la base imponible.

¿Entonces, cómo hacer una factura con IVA?

Lo vemos con un ejemplo: imagínate que por X servicio cobras 300 euros sin contar impuestos. Indicarías como base imponible 300 euros, y después añadirías otra casilla con el IVA, que al ser el 21% serían 63 euros en total.

Es decir, lo que cobrarías en total por ese servicio sería: 300 euros (base imponible)+ 63 euros (IVA)= 363 euros en total que tendría que pagar tu cliente.

También hay que reflejar la retención del IRPF. Esto supone que te descuentas un porcentaje de tu factura para adelantarlo de cara a la declaración del IRPF anual.

El porcentaje depende del tiempo que lleves dado de alta como autónomo:

• Si eres nuevo autónomo, te deduces el 7% hasta los dos años. Es decir, que si por ejemplo te das de alta el 21 de abril de 2022 te aplicarías ese porcentaje hasta el 21 de abril del 2024.
• Pasados esos 2 años, tendrías que aplicarte un 15% de retención.

Otros tipos de factura

Hay otros tipos de facturas además de la ordinaria que hemos visto que tienen algunas particularidades. Vamos a verlas.

Rectificativa

Se utiliza cuando has cometido un error en una de tus facturas y tienes que corregirlo o rectificarlo, como su nombre indica.

Por ejemplo, como hemos visto antes, si te has equivocado en el número de una factura en el momento de la emisión puedes crear una factura rectificativa con la numeración correcta.

Recapitulativa

Permite incluir en una única factura varias operaciones realizadas en distintas fechas, pero con un mismo destinatario o cliente y durante el mismo mes.

Proforma

Esta factura es como una “factura borrador” que tiene como objetivo que tu cliente disponga de la máxima información posible sobre la futura compra a realizar.

En ella se indican los productos o servicios que le venderás a tu cliente y el precio de los mismos.

Al ser como un borrador, no tiene valor contable ni sirve de justificante o prueba, por lo que no tienes ni siquiera que enumerarlas.

Ejemplo de factura de autónomo

Lo sabemos, la teoría es muy bonita pero toca ponerse manos a la obra. Por eso te dejamos por aquí un ejemplo de una factura de autónomo con todos los elementos que hemos mencionado.

Quizás ahora te preguntes cómo hacer facturas en Excel o cómo hacer una plantilla de factura.

La idea es que crees un modelo de factura y lo vayas modificando con cada cliente o cada trabajo que realices.

Y es normal que no te apetezca nada ponerte a buscar plantillas de Excel, editarlas o escribir fórmulas. Además de que es aburrido, te puede robar mucho tiempo.

Por eso, en Companio One Spain lo hacemos mucho más fácil. Tú solo tienes que añadir los datos de la factura y esta se genera automáticamente. Olvídate de los tediosos Excels y la dichosa formulación.