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6 motivos para NO llevar tu contabilidad en Excel

¿Sueles utilizar Excel para llevar tu contabilidad como autónomo al día o estás pensando en hacerlo?

Pues siento decirte que, aunque Excel es una herramienta es muy versátil y útil en muchos aspectos, a  día de hoy se ha quedado obsoleta en cuanto a funciones de contabilidad.

Si no te lo crees, en este artículo te damos 10 razones para que dejes de utilizar Excel y te decantes por otras soluciones que pueden ahorrarte tiempo, dinero y disgustos.

Excel no ha sido creado para la contabilidad

Aunque pueda parecer que sí, realmente el objetivo principal de Excel es analizar, organizar y manipular datos.

Es decir, permite a los usuarios realizar cálculos, crear gráficos y tablas, y analizar datos utilizando diversas funciones y fórmulas. Por eso se utiliza en entornos empresariales para tareas como análisis empresarial, modelado financiero, elaboración de presupuestos, gestión de datos e informes.

Sin embargo, a pesar de ser muy útil para todo lo relacionado con cálculos y matemáticas, la verdad es que no fue inventado para llevar la contabilidad, aunque en la práctica muchas empresas y autónomos hayan decidido usarla con ese fin.

Con Excel cometes errores

En Excel la entrada de datos y fórmulas es manual, lo cual implica que casi toda la responsabilidad de que todos los datos sean correctos recae sobre nosotros, porque no está automatizado.

Pero somos seres humanos. Tenemos nuestros problemas, emociones y a veces cansancio, lo cual nos lleva a cometer errores.

En el mejor de los casos, te puede aparecer un #¡REF! para avisarte de que la fórmula es incorrecta. Será el mejor de los casos si sabes por qué está mal, si no, te toca perder tiempo investigando por qué ha saltado el error.

Pero si las fórmulas están bien y has cometido errores con tu contabilidad Excel no te avisará, y aquí está el mayor problema.

Tus datos financieros no están a salvo

A diferencia de otras soluciones de contabilidad, los archivos de Excel son vulnerables a pérdidas de datos, robos o daños, y no cuentan con medidas de seguridad avanzadas para proteger la información financiera sensible.

Por lo tanto, Excel no es una herramienta segura para almacenar información financiera confidencial. 

Por ejemplo, si un archivo de Excel no está protegido con una contraseña o no se han concedido los permisos adecuados, cualquier persona que tenga acceso al archivo puede ver y modificar los datos.

También podría ocurrir que el archivo de Excel se pierda debido a un fallo del sistema, un error humano o un problema de almacenamiento,con el riesgo de que los datos desaparezcan de forma permanente.

Si incumples con la normativa te puede salir (muy) caro

El riesgo de cometer errores, la falta de automatización y de adaptación a los cambios de la normativa fiscal supone que tengas posibilidades de incumplir con las leyes, y en consecuencia, que te sancionen.

Pero además, si utilizas programas como Excel o Google Sheets puedes incumplir con los requisitos de la Ley Antifraude de 2021.

El objetivo de esta normativa es evitar que estos datos de facturación y contabilidad se eliminen, manipulen y omitan fácilmente, algo que es muy fácil de hacer con Excel.

Por lo tanto, no se prohíbe expresamente el uso de Excel, pero se recomienda que las empresas y autónomos actualicen sus programas informáticos para cumplir con los requisitos de la ley, y así evitar posibles sanciones que pueden llegar a 50.000 €, ni más ni menos.

Excel no se integra con otras herramientas y sistemas

No es posible integrar Excel con otras herramientas y sistemas que utilizas en tu negocio, como por ejemplo, bancos, y esto hace que pierdas más tiempo revisando y actualizando todos los datos y de nuevo, existe un riesgo mayor de cometer errores.

Y si por ejemplo utilizas algún programa contable con funciones limitadas, tampoco podrás integrarlo con Excel, y esto supondrá de nuevo más esfuerzo, pérdida de tiempo y errores.

Si tu negocio crece, Excel no sirve

De entrada tampoco se lo recomendamos a autónomos o freelancers que están empezando, pero todavía menos si tu negocio crece, ya que tu contabilidad se volverá más compleja.

Tendrás que manejar muchos más datos y Excel no será suficiente, porque puede darte errores y hacerte perder mucho tiempo.

Ahora imagínate disponer de todo ese tiempo que inviertes en rellenar una hoja de gastos de Excel para otras actividades más importantes en tu negocio o en tu vida personal.

Sería increíble, ¿verdad? Pues te contamos cómo puedes conseguirlo.

Cómo ahorrar tiempo y disgustos sin llevar tu contabilidad en Excel

Hoy en día existen softwares o soluciones como Companio One Spain que te permiten:

✅ Reducir errores, ya que los cálculos se realizan automáticamente.

✅ Ahorrar mucho tiempo, puesto que puedes automatizar tareas como los cálculos de impuestos, o conciliación de tus movimientos bancarios con tus facturas, e incluso crear facturas de forma automática, solo introduciendo los datos.

✅ Evitar sanciones, ya que cumples con la normativa fiscal. Nos encargamos de que el producto esté actualizado conforme a la normativa vigente.

✅ Que tus datos estén más seguros. Utilizamos medidas de seguridad para que tus datos estén protegidos y no te tengas que preocupar de cifrarlos, restringir permisos o crear contraseñas como en Excel.

✅ Que crezca tu negocio sin que tengas que preocuparte de la contabilidad. Una solución como Companio One Spain te permite manejar un mayor volumen de datos sin problemas, por lo que crecer no te va a suponer más dolores de cabeza (al menos en cuanto a contabilidad y facturación). Además, puedes también gestionar contratos y nóminas de tu equipo y nuestros planes se adaptan al momento en el que se encuentre tu negocio.

¿Tienes ya claro que no quieres perder más tiempo llevando tu contabilidad en Excel? Pues echa un vistazo a nuestros planes y elige el que más se adapte a ti. Además, si eres nuevo autónomo el alta es gratis.