Tipos de facturas: ¿para qué sirven y qué hay que incluir en ellas?
Seguro que has oído hablar de qué tipos de facturas existen, pero es normal que te hagas un lío con la función de cada una y los datos que hay que incluir en cada una de ellas.
Si es así, no te preocupes, en este artículo despejamos todos esos interrogantes.
Tabla de contenidos
Factura ordinaria
La factura ordinaria, como su nombre indica, es la factura más común y la que crearás con normalidad cada vez que vendas un producto o servicio.
No nos vamos a entretener explicando cómo se hacen este tipo de facturas y qué deben incluir, ya que lo puedes encontrar todo en este artículo.
Factura rectificativa
Como su propio nombre indica también, se utiliza cuando necesitamos rectificar o corregir datos de una factura anterior porque son incorrectos. Por ejemplo:
- Si se devuelven productos después de haber emitido esa factura.
- Si se aplica algún tipo de descuento posterior.
- Los datos del cliente o el concepto son incorrectos.
- Los impuestos(IVA o IRPF) los has aplicado de una manera errónea.
- No has incluido algún dato importante, como la fecha de vencimiento.
¿Y cuándo se tiene que emitir esta factura? En principio en el momento que tengas conocimiento de ese error, pero la ley establece de plazo límite 4 años desde la fecha de la factura original.
Existe también la opción de rectificar varias facturas en una sola, siempre y cuando todas las facturas rectificadas se identifiquen sin problemas.
¿Y qué es lo que debes incluir en la factura rectificativa? Además de los mismos datos que en la factura ordinaria, los siguientes:
- Identificación de la(s) factura(s) rectificada(s), a través de datos como el número de factura y la fecha de expedición.
- Qué rectificación se está llevando a cabo. Por ejemplo, si un cliente te ha devuelto un producto o servicio que cuesta 100 € indicarías en la factura -100€.
- Se tiene que indicar que es una factura rectificativa.
- Las causas de esa rectificación.
- Se tienen que aplicar también los impuestos (IVA e IRPF), al igual que en las facturas ordinarias.
Factura recapitulativa
La factura recapitulativa permite incluir en una única factura varias operaciones realizadas en distintas fechas, pero con un mismo destinatario o cliente y durante el mismo mes.
Por lo tanto, no se puede hacer una factura recapitulativa que incluya facturas emitidas durante un período superior a un mes.
La función de esta factura es que sea más sencilla y rápida la facturación, ya que en vez de emitir una factura por cada operación entregamos solo una.
Factura proforma
Esta factura es temporal, y su finalidad es que tu cliente conozca los detalles sobre la futura compra a realizar.
Los datos que tienes que incluir en la factura son:
- La base imponible.
- Los impuestos aplicables.
- El precio total.
- Es recomendable añadir la fecha de validez.
- Es importante indicar en la factura que se trata de una factura proforma.
Al tener una finalidad informativa no tiene valor contable ni sirve de justificante o prueba, por lo que no tienes ni siquiera que enumerarlas.
Sin embargo, puede servir de prueba en determinados casos si tienes problemas de pago con algún cliente.
Entonces, ¿qué diferencias hay entre la factura ordinaria y la factura proforma?
- La factura proforma se utiliza como borrador, digamos, mientras que la ordinaria es la definitiva.
- Las facturas proforma se emiten antes de enviar los productos y no suponen obligación alguna para la otra parte de realizar el pago, al contrario que las ordinarias. Por el contrario, en las ordinarias ya se ha vendido ese producto o servicio e implican la obligación de realizar el pago.
Factura simplificada
La factura simplificada es lo que viene siendo el ticket de toda la vida.
Es decir, que si por ejemplo tienes un ecommerce y emites un resguardo o comprobante de los productos que vendes a tus clientes o consumidores finales, eso se consideraría factura simplificada.
¿Qué tiene que aparecer en la factura? Cada uno de los artículos o productos que el consumidor ha comprado y el precio de cada uno, con el IVA incluido.
El importe máximo de una factura simplificada en principio no puede superar los 400 euros con el IVA incluido, aunque para determinadas operaciones, la cantidad máxima se amplía hasta 3.000 euros con el IVA incluido (como venta al por menor, transporte o peluquerías, por ejemplo).
Las diferencias entre una factura ordinaria y una simplificada son las siguientes:
- Las facturas simplificadas solo contienen los datos del emisor, mientras que en las facturas ordinarias aparecen los datos del emisor y del receptor
- En las facturas simplificadas se incluye solo el tipo de IVA, mientras que en las ordinarias se aplica el IVA y el IRPF.
- Las facturas simplificadas incluyen el importe total del pago y en las facturas completas se desglosa.
- En las facturas simplificadas solo se nombran los productos o servicios vendidos, mientras que en las facturas ordinarias se describen.
Por ley es obligatorio emitir una factura ordinaria si el importe de la factura simplificada excede los 400 euros, con el IVA incluido.
Factura electrónica
En realidad la mayoría de los negocios hoy en día apenas utilizan la factura en papel, y si tienes un negocio online o estás pensando en tenerlo tus facturas serán 100% electrónicas.
Desde 2013 se considera que tiene la misma validez que la factura en papel y los datos que deben incluir son los que hemos detallado para las facturas ordinarias.
Antes de 2013 se exigía firma electrónica con certificado electrónico. Ahora no es obligatorio, pero sí es recomendable.
Es cierto, cada tipo de facturas tiene unos requisitos y especialidades, y es un rollo revisar cada uno de ellos con el miedo de cometer errores.
Pero eso no tiene por qué ser así si tienes una plataforma en la que solo tienes que rellenar los datos y la factura se genera automáticamente.
Con Companio One Spain puedes crear facturas en minutos y despreocuparte de la facturación y la declaración de impuestos. Además, si eres nuevo autónomo el alta es gratis.
